Финансовый учет: зачем нужен и как его вести

Двое друзей открыли в Москве одинаковые кофейни в разных районах города. У одного дела шли хорошо — он знал, сколько зарабатывает и куда уходят деньги. У второго — постоянные долги и нехватка средств, хотя клиентов было не меньше. Когда они через пол года сравнили результаты, оказалось: первый с самого начала наладил учет финансов, а второй вел все «на глаз».

Рассказываем, как быть с финансовым учетом, зачем он нужен бизнесу и как выстроить систему, которая помогает видеть реальную картину и управлять деньгами, а не терять их.

Финансовый учет — это как приборная панель бизнеса: он показывает, откуда приходят деньги и где они теряются.

Если сказать проще, это как дневник всех финансовых событий фирмы: каждая продажа, покупка, зарплата или платеж записываются в систему. Потом из этих записей составляют отчеты, которые показывают, сколько компания заработала, сколько потратила и что у нее осталось.

Главная цель финансового учета — помочь владельцу и партнерам принимать решения на основе фактов, а не догадок. Он показывает, когда стоит сократить расходы, где бизнес зарабатывает больше всего и хватает ли денег на развитие.

Фин учет ведут не только крупные компании — он помогает любому бизнесу систематизировать информацию, избежать ошибок и сохранить контроль над финансами.

Чтобы получить полную картину, компании готовят три основных отчета:

Баланс — показывает, чем владеет предприятие и какие у нее долги.
Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — отражает, сколько бизнес заработал и сколько потратил.
Отчет о движении денежных средств (ОДДС) — помогает понять, откуда приходят деньги и на что они расходуются.

Эти отчеты связаны между собой и вместе дают ответ на главный вопрос — зарабатывает ли бизнес и есть ли у него деньги в наличии.

Фин учет помогает компании видеть реальное финансовое состояние: сколько она зарабатывает, где теряет и хватает ли средств для работы и развития. Без него бизнес движется вслепую — прибыль может быть на бумаге, но денег на счету не окажется.

Главная польза финансового учета — прозрачность. Владельцы, инвесторы и банки видят реальные цифры и принимают решения на основании фактов, а не предположений. Это позволяет определить:

• какие направления приносят прибыль, а какие только создают расходы;
• на что уходит больше всего средств;
• хватает ли денег на оплату поставщиков и зарплаты.

Фин учет помогает предотвращать кассовые разрывы — ситуации, когда прибыль на бумаге есть, а платить нечем. Регулярный анализ позволяет заранее увидеть, когда денег станет меньше, и принять меры: сократить расходы, ускорить оплату клиентов или взять кредит.

Финансовый результат и движение денег — не одно и то же. Компания может показывать прибыль в отчетах, но одновременно испытывать дефицит средств из-за задержек оплат, крупных закупок или неправильного планирования. Поэтому важно анализировать не только прибыль, но и денежный поток — он показывает, есть ли у бизнеса ресурсы, чтобы работать сегодня.

Для малого бизнеса учет финансов — это еще и инструмент выживания. Он помогает не тратить больше, чем зарабатываешь, вовремя платить налоги и планировать развитие.

Фин учет делает компанию надежной в глазах партнеров и банков: с понятными цифрами проще получить кредит, привлечь инвестора или заключить выгодный контракт.

Проще говоря, учет финансов нужен бизнесу, чтобы понимать, где он находится сегодня и куда пойдет завтра.

В наборе - отчет о движении денег, отчет о прибылях и убытках, финансовая модель, Баланс и другие. Переходите по ссылке или картинке снизу и скачивайте для себя и своего бизнеса.

Фин учет бывает разным — все зависит от того, что именно нужно посчитать и как компания ведет свои операции. Существуют различные формы и методы учета, которые помогают смотреть на финансы с разных сторон.

В бизнесе чаще всего применяются два варианта — кассовый и метод начислений.

Кассовый метод. Доходы и расходы фиксируются только тогда, когда деньги реально поступили или были выплачены. Если клиент оплатил товар в апреле — доход запишут именно в апреле. Такой способ проще и чаще используется в малом бизнесе.

Метод начислений. Здесь операции учитываются не по факту оплаты, а по моменту их совершения. Доход записывается, когда товар продан, даже если деньги придут позже. Этот метод дает более точное представление о реальных результатах компании.

Как выбрать подходящий вариант

Для малого бизнеса лучше всего подойдет кассовый метод — он понятнее и не требует сложных систем.

Крупным компаниям, которые работают с большим количеством клиентов и партнеров, лучше использовать метод начислений — он дает полную картину финансового состояния.

Независимо от метода, важно регулярно вести учет и без ошибок. Только тогда отчеты будут показывать реальное положение дел, а не набор случайных цифр.

Учет финансов помогает компании избежать ошибок. Бизнес остается прозрачным для собственников, инвесторов и налоговой службы. Компания может подтвердить любую операцию документами и ее легко проверить.

Финансовый учет — это не сложно, если выстроить систему с самого начала. Чтобы запустить процесс, необходимо выполнить определенные шаги.

Шаг 1. Назначить ответственных лиц. Финансовую оценку компании может выполнять владелец бизнеса, бухгалтер или экономист. Если таких специалистов нет, можно привлечь финансового директора на аутсорсе.

Шаг 2. Сформулировать цель анализа. Она зависит от задачи. Если нужно понять, почему снизилась прибыль, стоит посмотреть на выручку и расходы. А если важно проверить, насколько компания устойчива, нужно проанализировать ликвидность и рентабельность.

Шаг 3. Собрать данные. Информацию для анализа можно собрать из внутренней отчетности компании или через сервисы учетной системы. Данные объединяют из разных источников, систематизируют и распределяют по направлениям: часть используется для оперативных решений, другая — для подготовки отчетов и оценки общей финансовой ситуации бизнеса.

Шаг 4. Сравнить результаты с предыдущими периодами и конкурентами. Чтобы оценить динамику, текущие показатели сравнивают с результатами прошлых периодов и аналогичными данными конкурентов. Такой подход помогает выявить тенденции и определить, насколько эффективно развивается бизнес.

Шаг 5. Определить сильные и слабые стороны. После обработки данных важно понять, какие направления работают успешно, а где есть зоны для улучшения. Так, падение выручки при чрезмерных расходах укажет на необходимость оптимизации затрат.

Шаг 6. Сделать выводы и принять решения. На заключительном этапе формулируются выводы: какие процессы стоит сохранить, какие оптимизировать и куда направить инвестиции. Это позволит укрепить финансовую устойчивость и повысить прибыльность бизнеса.

Если разобраться самостоятельно сложно, можно обратиться в консалтинговую финансовую компанию, которая поможет выстроить систему учета с нуля, объяснит, какие отчеты нужны именно вашему бизнесу и как правильно анализировать показатели. Это особенно полезно для предпринимателей, которые раньше не занимались учетом и хотят избежать ошибок в управлении деньгами.

Ошибки в финансовом учете — это любые неточности, из-за которых данные компании перестают отражать реальное положение дел. Это может быть неправильный расчет, неверная категория расхода или пропуск записи. Даже мелкая ошибка может повлиять на решение владельца и привести к потерям.

Вот самые частые проблемы, которые встречаются в учете:

• Неверное распределение расходов. Это может быть, когда затраты на рекламу записаны как представительские, а покупка техники — как обычные текущие расходы. В итоге цифры искажаются, и прибыль выглядит больше или меньше, чем есть на самом деле.
• Нет подтверждающих документов. Деньги потрачены, а чека или акта нет — или документ оформлен задним числом. Это создает путаницу и мешает доказать расходы при проверке.
• Деньги не совпадают с прибылью. Бывает, бизнес прибыльный на бумаге, но денег на счету нет. Это происходит, когда компания тратит деньги раньше, чем получает оплату от клиентов, из-за чего может не хватить средств на текущие платежи.
• Использование устаревших данных. Владелец принимает решение по отчетам за прошлый месяц, хотя ситуация уже изменилась. Такой подход мешает оперативно управлять бизнесом.
• Невнимание к изменениям в законах. Новые правила по налогам или в бухгалтерии влияют на учет, и если их не учитывать, можно получить штраф.
• Предприниматель не использует отчетность для принятия решений. Отчеты делают «для галочки», но никто их не анализирует. Тогда цифры теряют смысл, а решения принимаются интуитивно.

Большинство ошибок часто возникают в малом бизнесе из-за отсутствия оцифровки бизнес процессов и инструментов контроля.

Финансовый учет нужен не только крупным компаниям. Даже небольшой бизнес выигрывает, когда знает, сколько зарабатывает и куда уходят деньги. Ниже — несколько простых примеров, как инструмент помогает предпринимателям держать финансы под контролем.

В небольшом магазине важно отслеживать продажи и закупки. Учет финансов помогает понять:

Пример: владелец магазина ежемесячно формирует отчет о доходах и расходах. После анализа он замечает, что часть ассортимента почти не продается — и заменяет его более популярными товарами. Прибыль растет, хотя обороты остаются прежними.

Для бизнеса, который оказывает услуги: салон красоты, автомастерская или ремонтная фирма — важно учитывать все поступления и расходы по видам услуг.

Учет помогает видеть, какое направление приносит больше прибыли, а где нужно сократить затраты.

Пример: владелец салона замечает, что маникюр дает 60% выручки, а уход за волосами — только 10%. Он перераспределяет график сотрудников и закупки материалов и повышает общую рентабельность.

На производстве ключевая задача — контролировать себестоимость. Учет показывает, сколько денег уходит на материалы, оборудование, аренду и оплату труда.

Пример: мастерская мебели считает все затраты по каждому заказу. После анализа становится видно, что некоторые материалы расходуются больше. Владелец настраивает учет остатков, и расходы снижаются на 15%

Финансовый учет помогает бизнесу видеть реальную картину — сколько денег приходит, куда они уходят и что остается в итоге. Когда компания регулярно ведет учет, владелец принимает решения на основе точных цифр. Это дает уверенность, снижает риски и помогает предприятию развиваться.

Даже небольшие компании выигрывают, если у них есть оцифровка бизнеса, они знают свои цифры и умеют ими управлять. Главное — выстроить систему, которая показывает движение денег и помогает держать их под контролем.

Если вы хотите навести порядок в финансах и выстроить понятную систему учета, обратитесь в Финвед — консалтинговый сервис, который помогает предпринимателям управлять финансами своего бизнеса. Мы предоставляем услуги по ведению и оцифровке управленческого учета, анализу данных и отчетности.

Построим вам систему, которая покажет, где ваш бизнес зарабатывает, а где теряет.