В Финвед обратились Дмитрий и Иван — собственники компании “Ювелирка” с просьбой помочь выйти из убытков. Компания долгое время небольшими темпами, но набирала обороты. Однако, в 2024 году скатилась в убытки. Рассказываем, как оптимизировали расходы и составили план действий.
Мы заменили реальное название компании на «Ювелирка», чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Всё остальное — правда.
Основные продажи ювелирных изделий приходились на маркетплейсы Ozon, Wildberries и Мегамаркет. У братьев также есть собственный сайт с каталогом товаров, который активно продвигается с помощью SEO-контента и контекстной рекламы, и небольшой шоурум. У них чёткое распределение обязанностей: Дмитрий занимался маркетплейсами, а Иван - закупками и коммуникацями с партнерами.
За аудит бизнеса взялась Анна Васильева, финансовый директор команды Финвед и провела первую встречу:
Основные продажи ювелирных изделий приходились на маркетплейсы Ozon, Wildberries и Мегамаркет. У братьев также есть собственный сайт с каталогом товаров, который активно продвигается с помощью SEO-контента и контекстной рекламы, и небольшой шоурум. У них чёткое распределение обязанностей: Дмитрий занимался маркетплейсами, а Иван - закупками и коммуникацями с партнерами.
За аудит бизнеса взялась Анна Васильева, финансовый директор команды Финвед и провела первую встречу:
Анне уже стало понятно, что Дмитрий не понимает, как посчитать реальную себестоимость каждой позиции. Он не учитывает сопутствующие расходы в цене и поэтому, наверняка, не получает достоверные цифры в результатах.
Задача - проанализировать каналы сбыта, посчитать себестоимость товаров в каждом направлении и составить общий антикризисный финансовый план.
Иван очень подробно вносил товары в 1С, но общей картины бизнеса тоже не видел, так как никогда не вёл управленческий учёт. Поэтому убытки для братьев случились неожиданно, и когда уже совсем опускались руки за дело взялась финансовый эксперт.
Обо всем по порядку.
Оценка текущего состояния компании “Ювелирка”
Компания “Ювелирка” — небольшой стабильный бизнес. Сначала Дмитрий закупал изделия небольшими партиями у партнеров. Потом он открыл свое небольшое производство изделий: закупил оборудование, выкупил небольшое коммерческое помещение, тщательно разработал дизайн изделий. Запустил одну партию, добавил новинки в ассортимент.
Быстро запустил продажи всех товаров на маркетплейсах. Не знал на каком канале продаж остановиться, поэтому запустил сразу три - Ozon, Wildberries и Мегамаркет. А уже в январе 2024 года начали падать продажи.
Дмитрий быстро понял, что не может фокусироваться на глобальных вещах, и производство свое остановил. Развитие этого направления отнимало много сил и денег, а сейчас нужно добиваться стабильности бизнеса.
Текущие бизнес-процессы выглядели так:
Параллельно решил расширить ассортимент покупными изделиями. Общее количество видов изделий уже было 270 SKU.
Объемы продаж выросли, выручка тоже, но увеличение прибыли не произошло.
Анна начала работу с формирования базовых отчётов: ОДДС, ОПиУ и Платежный календарь.
Вы можете скачать шаблоны для самостоятельнго пользования бесплатно на сайте Финвед.
Вы можете скачать шаблоны для самостоятельнго пользования бесплатно на сайте Финвед.
В папке найдёте стандартные отчёты управленческого учёта и инструкцию, как ими воспользоваться.
Шаг 1: Собрали Отчёт Движения Денежных Средств (ОДДС).
Шаг 1: Собрали Отчёт Движения Денежных Средств (ОДДС).
Сразу были найдены несколько проблем, которые увеличивали существенно расходы “Ювелирки”.
Оказалось, что:
Оказалось, что:
- все свои собственные траты на услуги, походы в рестораны, личные закупки - списывались собственником в расходы бизнеса.
- была очень высокая аренда и необоснованно большое помещение, которое в текущей ситуации компания не могла себе позволить.
- продажи на Мегамаркете слишком малы, при этом часть товаров заморожено хранилось на складе площадки.
- данные из 1С были не всегда корректными. Например, иногда подтягивалась неправильная себестоимость товара, которая могла быть вообще отрицательной.
- обнаружены большие транспортные расходы по обслуживанию авто, более 23%, исходя из анализа операций по основному счету компании.
Анна оцифровала все данные, разделила личные расходы и расходы бизнеса в компании, рекомендовала собственнику сменить помещение и сократить арендные платежи, а также закрыть личный кабинет на Мегамаркете. Дмитрий со всем согласился и добросовестно выполнил в короткие сроки.
Следующим этапом было формирование ОПиУ. Когда проводится анализ доходов и расходов, можно не только найти, где мы можем сэкономить деньги, но и найти резервные возможности для увеличения прибыли.
Шаг 2: Составили Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и Баланс
Баланс - отчет, показывающий, какие у компании Активы и Пассивы - иными словами, чем она обладает в денежном выражении, и за чей счет все это было куплено. Это первичный отчёт, который помогает проанализировать текущее состояние компании.
ОПиУ раскрывает ключевые финансовые показатели компании: выручку, себестоимость продаж, различные виды прибыли.
Именно в этом отчёте можно увидеть общую картину финансового результата бизнеса в моменте.
Было понятно, что убытки в последние месяцы были во многом из-за большой задолженности поставщикам и чтобы выбраться из этой ямы, нужно было подробно проанализировать товары.
Базовые отчёты для управленческого учёта
Все эти базовые отчёты и другие нужные таблицы для оцифровки финансов вы найдёте в папке шаблонов, которые можно бесплатно скачать на нашем сайте.
Шаг 3: Сформировали таблицу с Unit-экономикой
Полагаясь на собранные цифры и данные, Анна составила также unit-экономику по товарам. Из кабинетов маркетплейсов выгрузила все товары, подтягивала цену реализации, считала комиссию маркетплейса, собрала затраты по логистике, хранению, приемке товаров и штрафы. И так просчитала по каждому из 270 товаров.
Ранее ничего этого в себестоимости не учитывалось, поэтому все данные были в принципе не корректными. Кроме того, площадки разные в плане организации контроля финансов. Если на Wildberris отчёт формируется каждую неделю и выгрузить данные при настроенной форме не так сложно, то на Ozon все данные более разрознены и количество отчётов для сбора гораздо больше.
Так она смогла определить какие товары самые топовые и приносят большую долю прибыли, по каким изделиям наоборот продажи проваливаются и несмотря на выручку, почти не приносят прибыли. Выявлены также позиции совсем убыточные.
Вместе с собственниками бизнеса был разработан специальный алгоритм, согласно которому выгодные для компании товары не попадали в акции и распродажи и всегда продавались по полной цене. Зачем делать скидку, если спрос на эти изделия и так высокий? Более того, на часть популярных товаров можно было поднять стоимость без потери клиентов.
В итоге получился отчет, где каждый канал сбыта был выделен в отдельное направление, и все цифры собирались в один документ.
Шаг 4: Внедрили Платежный календарь
Поскольку была большая задолженность партнерам по закупкам изделий, нужно было четко отслеживать все платежи и расставлять приоритеты выплат.
С этим хорошо справляется Платёжный календарь, базовый инструмент планирования расходов. В нём отображаются данные по ожидаемым поступлениям и выбытиям денежных средств с привязкой к датам.
Платежный календарь — это необходимая поддерживающая мера, которая поможет контролировать поступления и выбытие денег, но не лечит причину их нехватки. Однако, это необходимый шаг для понимания масштаба всех проблем.
Для этого Анна сгруппировала все постоянные платежи вроде зарплат, аренды, кредитных выплат и распределяла какую дельту можно отправить на новый закуп. Каждую неделю производилась оценка сколько можно погасить долга, а сколько отправить на пополнение запасов.
Кроме этого были составлены регламенты по заполнению этого и остальных отчётов, чтобы собственники могли самостоятельно вносить данные и принимать грамотные управленческие решения в будущем.
Резюмируем
За 3 месяца работы Анна смогла многое сделать:
- Автоматизировала управленческий учет. Внедрила ОДДС, ОПиУ и Платежный календарь. Смогла найти методы оптимизации расходов. Например, предприниматели сократили арендные платежи и оптимизировали логистику.
- Проанализировала ассортимент товаров. Собрала отчёты по каждым каналам сбыта, составила unit-экономику по каждой позиции и собрала корректную себестоимость товаров с учетом логистики, комиссий маркетплейсов, штрафов.
- Для дальнейшего ведения каналы сбыта были выделены в отдельные направления, и все данные теперь аккумулируются наглядно для принятия управленческих решений.
- Оценила каждый канал сбыта с финансовой точки зрения и рекомендовала убрать продажи с Мегамаркета, чтобы не было расфокуса.
- Внедрила и передала в ползование платежный календарь. Настроила планирование на среднесрочный период, определила когда возвращать кредиты, брать ли новые, когда и как выводить дивиденды.
- Предоставила регламент по работе со всеми документами. Фокус на максимальную автоматизацию процессов и сокращения трудозатрат.
В итоге Дмитрий и Иван поняли, где теряли деньги, научились формировать финансовый отчёт самостоятельно и получили план выхода из убытков в ближайший квартал.
На данном этапе сотрудничество приостановлено, так как компании нужно выйти в плюс и наладить все процессы. Из кйса понятно, что времена в "Ювелирке" сложные, нужно сократить все возможные расходы. Мы остановили работу, но с планами на будущее сотруднтчество.
Поэтому получили от компании “Ювелирка” такой отзыв:
Мораль
К сожалению, финансовый директор нужен обычно, когда уже кризис и денег нет. Эксперты помогут наладить бизнес, но сколько было бы можно сделать, если бы создавали подушку безопасности, а не искали пути решения больших проблем.
Можно было бы увидеть риски заранее и подготовиться к сложным временам, а не разбираться в панике, куда исчезают деньги и как спасти компанию.
Не ждите, когда в компании станет всё сложно. Обращайтесь за помощью пока в компании все стабильно и есть куда расти.
Поэтому, если сейчас у вас все прекрасно, самое время заняться финансами и автоматизировать все процессы в управленческом учете.
Если у вас тоже трудности, как у наших героев компании “Ювелирка”, то мы не бросим в беде и проведем аудит с рекомендациями.
Быть владельцем ювелирного бизнеса для этого не обязательно :)
Редактор - Долгодворова Карина