Управление удаленной командой является основной частью современной корпоративной практики, особенно в условиях глобализации и развития технологий. Часто руководство сталкивается с проблемами связанными с поддержанием продуктивности, качества работы и своевременного выполнения задач. Однако существует несколько методов и инструментов, которые могут помочь решить эти проблемы и эффективно управлять проектами удаленно.
Одним из основных способов улучшения качества работы является использование электронной платформы для взаимодействия и обмена информацией между членами команды. Например, сервисы для видеоконференций и обмена сообщениями позволяют создавать совместную среду, где участники могут из дома или регионального офиса делиться идеями, обсуждать сложности проекта и решения. Это также позволяет менеджерам быстро реагировать на изменения, и эффективно планировать работу.
Кроме того, очень важно правильно определить обязанности и функции каждого участника команды. Распределение обязанностей и учет производительности каждого работника способствует повышению эффективности работы и уровня выполнения задач. Такой подход требует глубоких знаний в области менеджмента и управления персоналом, но результат, безусловно, того стоит.
С другой стороны, управление удаленной командой не должно ограничиваться только работой. Важно уделить внимание и личным отношениям между коллегами. Создание условий для непринужденного общения и обратной связи поможет укрепить командный дух и улучшить взаимопонимание между членами команды.
В конечном итоге, главная цель управления командой в удаленном режиме - обеспечить высокий уровень продуктивности и соблюдение сроков, сохраняя при этом комфортную и дружественную атмосферу в команде. С помощью современных технологий, правильного планирования и учета человеческого фактора, эта задача вполне решаема.
Перед тем как написать эту статью, мы внимательно изучили устройство нашей команды, и составили 5 собственных правил, которые помогли нам сделать из удаленной команды работающий механизм.
1.Удаленный сотрудник – не автономная единица.
Главное правило–сотрудник не должен работать в одиночестве, он часть команды и часть процесса. Его также как и офисных сотрудников (а порой и чаще) необходимо фокусировать, мотивировать и настраивать на эффективную работу. Иначе, он не осознает своей значимости в компании, начнет выгорать и терять интерес.
Каждая день в Финвед начинается одинаково. В районе 9-10 утра проходят утренние фокусирующие планерки с каждым руководителем звена. Обсуждается повестка дня, предыдущие результаты, а также, сложные и экстренные вопросы. После, составляется индивидуальный план на день.
Данный утренний фокус держит в тонусе ключевых руководителей, которые, в свою очередь, фокусируют сотрудников своих отделов. А значит, фокус всей команды происходит с 20% участием собственника бизнеса, что сильно экономит время.
2. Четкая задача – 80% успеха.
В удаленном формате ваш сотрудник не сидит в соседнем кабинете и вы не можете в любой момент к нему подойти. Поэтому, четкие задачи–наше все. Расскажите, что и зачем делать. Накидайте примеры прошлых выполненных подобных задач, а в идеале создайте регламент. Поставьте четкий дедлайн: не через 2-3 дня, а к 27 сентября. Это создаст у сотрудника контуры его задачи, она не будет казаться ему неподъемной и непонятной, а значит и прокрастинации можно избежать.
В этом вам помогут различные CRM системы и приложения планирования, такие как ТРЕЛЛО и ГУГЛ-календарь.
3. Контроль в меру!
У вас всегда есть выбор–контролировать каждый шаг сотрудников или контролировать их контрольные точки. В первом случае, все специалисты будут напряжены от постоянного давления и слежки за ними. Ведь, многие удаленные сотрудники работают тогда, когда не находятся за компьютером. Некоторые могут продумывать PR-стратегию пока гуляют с собакой или тренируются в зале. Кроме того, излишний контроль-ваше драгоценное время. Если установить контроль на важные точки, это придаст команде глоток воздуха и повысит коэффициент собственной ответственности и значимости сотрудника. А главное, каждый будет работать в своем темпе, да и контролировать результат при такой модели намного понятнее.
В Финвед у каждого из сотрудников имеется дорожная карта, по которой он движется, проходя через ключевые точки, результат которых, необходимо предоставить в определенный дедлайн. Это помогает снизить давление на команду и прозрачно отслеживать их эффективность, экономя время руководителя.
4. Корпоративное сплочение.
Удаленный формат достаточно уязвим, сотрудники легко могут почувствовать себя одинокими, зарыться в своей работе и не получать общения с командой. Поэтому, необходимо регулярно проводить обучения или общие сборы, где присутствует весь коллектив, где можно поделиться своим мнением, посмеяться или даже поспорить. Так, компания становиться одним поддерживающим механизмом, где каждый занимает значимую роль.
В нашей компании, раз в неделю, мы проводим корпоративные встречи, где не обсуждаем рабочие процессы. Наш формат таких встреч - обсуждение прочитанной литературы на неделе (главный критерий-одно произведение на всю команду). Цель таких встреч– пообщаться, понять другого и поделиться своим мнением и ценностями, научиться слушать и анализировать.
5. Ценностное обучение помимо квалификации.
Каждый бизнес и его владелец имеет собственные ценности, в идеале, которые должна разделять и его команда. Если вы хотите, чтобы каждый сотрудник понимал вас и ваши ценности– расскажите об этом. Посвятите отдельный час на неделе, где вы будете обучать и мотивировать сотрудников значимым вещам компании. Со временем, не нужные люди отсеяться, они не выдержат конкуренции среди сплоченных единомышленников.
Каждую неделю в Финвед проводятся обучение, где команда перенимает ценности, и внедряет их в своей работе и даже жизни. Благодаря, чему дистанция в понимании между сотрудниками и руководителем сокращается. Рабочие процессы становятся эффективнее, а мотивация возрастает.
Грамотное управление удаленными сотрудниками повышает прибыль компании, потому что они работают эффективнее. Организовывайте удобную коммуникацию, четко ставьте задачи, работайте на сплочение каждого и прокачивайте в команде личностные и командные ценности. Не забывайте в меру контролировать ситуацию, давайте доступ к общему видению ситуации, повышайте квалификацию специалистов. Следуя данным правилам, мы уверенно держимся на рынке уже почти 3 года, регулярно пополняя наши ряды единомышленниками. Мы сохраняем единство команды в разных уголках мира, даже несмотря на разницу часовых поясов.