С помощью анализа можно узнать структуру затрат, их динамику за определенный период времени, выяснить, соответствуют ли реальные затраты установленному плану. После анализа разрабатывается алгоритм действий и принимаются меры по их оптимизации.
Оптимизация затрат проводится для того, чтобы увеличить прибыль компании, получить больше выгоды от использования ресурсов, высвободить деньги для развития компании, сделать компанию более привлекательной для партнеров и инвесторов. Решить проблему с оптимизацией расходов помогут рекомендации экспертов с многолетним опытом компании “Финвед”, предлагаем практические инструменты и методы, внедрение которых возможно на любом предприятии.
Основные показатели для анализа затрат компании
Удельный вес затрат
Этот показатель помогает понять, какую долю занимает определенный вид среди всех затрат. Чем больше удельный вес затрат, тем больше финансовой нагрузки они оказывают. Затраты с большим удельным весом нужно оптимизировать в первую очередь, оптимизация таких расходов будет наиболее эффективной.
Темпы роста затрат
Показывает, как изменились затраты по сравнению с предыдущим периодом. Если расходы растут слишком быстро, скорее всего, их нужно оптимизировать.
При этом голые цифры могут и не отражать реальной ситуации. Если в анализируемый период были как-то объективные причины, то возможно, что серьезное увеличение темпов роста по сравнению с предыдущим периодом – это норма.
Коэффициент выполнения плана по затратам
Очевидно, что анализ этого показателя получится провести только если в компании ведется отчетность по уровню ожидаемых расходов.
Значение этого коэффициента покажет расходы, которые выбиваются из запланированных значений – их и нужно будет оптимизировать.
Виды затрат
Эффективные и неэффективные
Это затраты, которые были выделены на производство товаров и услуг в зависимости от того, насколько успешно они были проданы.
Если товар или услуга в итоге принесли прибыль, то расходы на них считаются эффективными. Если, например, товар оказался бракованным, был испорчен или украден, то траты на него – неэффективные.
Релевантные и нерелевантные
Релевантные затраты – те, на которые может повлиять решение руководителя, а нерелевантные – те, которые останутся неизменными вне зависимости от каких-либо решений.
Постоянные и переменные
Переменные затраты работают так: чем больше продукции производит компания, тем больше ее постоянные затраты. Постоянные же затраты остаются неизменными при любом объеме производства.
Прямые и косвенные
Прямые затраты – это то, что непосредственно потрачено на производство товаров и услуг и составляет их себестоимость.
Косвенные затраты – это все остальные расходы, которые нельзя включить в себестоимость продукции.
Какие затраты можно оптимизировать и как это сделать
Затраты на сотрудников
- Сократить рабочее время некоторых сотрудников или уволить сотрудников, которые работают недостаточно эффективно – это актуально в кризисных ситуациях, когда заказов стало меньше и работы на всех не хватает.
- Заменить часть оклада премией за успешно выполненную работу или процент от продаж – так сотрудники будут не просто «сидеть на окладе», а получать средства только за результативные действия, которые приносят компании доход.
- Заменить часть денежных бонусов и выплат, например, на дополнительные дни отпуска, укороченный рабочий день, другие программы нематериальной мотивации – финансов будет уходить меньше, а сотрудники останутся довольны.
- Иногда бывает выгоднее заменить часть штатных сотрудников персоналом на аутсорсе – здесь важно проанализировать, чтобы такой шаг был не только более выгодным по деньгам - сокращение в части зарплаты не снижает качества работы компании.
- Перевести сотрудников на удаленную работу или нанять на часть задач фрилансеров – так получится сэкономить на содержании офиса и аренде, а иногда даже заработать, если офис находится у вас в собственности.
Затраты на производство
- Убрать убыточные продукты компании – продукты с низким спросом и маленькой маржей часто приносят больше хлопот, чем прибыли, поэтому можно перестать заниматься ими и сосредоточиться на более выгодных.
- Заниматься только одним продуктом – это позволит удешевить закупки, упростить производственные и бизнес-процессы.
- Оптимизировать процесс производства – нужно усовершенствовать технологию, поискать новые материалы, увеличить скорость производства.
Затраты на помещения
- Нанять специалистов для уборки и охраны, а не держать их в штате – платить за выезд ГБР обычно дешевле, чем содержать целый пост охраны с суровым дядей и кучей мониторов.
- Договориться о более выгодных условиях аренды, сдать часть помещений в субаренду или сменить помещение на менее дорогое.
Затраты на запасы сырья, материалов и товаров
- Сократить количество позиций закупаемого материала, если это не повлияет на качество производства – часто бывает, что компания покупает несколько разных позиций одного типа, хотя это и необязательно. В этом случае нужно найти подобные позиции и закупать только самые выгодные по цене и качеству.
- Избавиться от запасов, которые долго лежат или плохо продаются – можно продать их клиентам с большими скидками.
- Оптимизировать хранение – лучший вариант объединить товары, которые не требуют особых условий хранения (охлаждения или подогрева) – так можно будет сэкономить на отоплении и электричестве. Также можно подумать об эффективности собственной складской логистики – возможно получится расположить запасы более компактно и снизить расходы на складские помещения.
Затраты на поставщиков и покупателей
- Договориться с поставщиками о более выгодных условиях сотрудничества или найти новых поставщиков – если вы работает с поставщиками давно и стабильно заказываете у них большие партии, то они, скорее всего, согласятся дать вам более выгодные условия, чтобы сохранить сотрудничество.
- Закупать материалы и сырье необходимо большими партиями – это полезная практика, так будет дешевле.
- Выбирать проверенных поставщиков, чтобы снизить издержки на бракованные товары – расходы на возвраты брака, споры, а также репутационные потери будут явно больше, чем если найти более дорогого, но добросовестного поставщика.
- Переработать систему акций и скидок для покупателей – возможно нынешняя система лояльности работает неправильно или просто устарела, ведь экономические условия постоянно меняются.
- Следить, чтобы дебиторская задолженность возвращалась вовремя – внедрять регламенты возврата, отчеты для ответственных работников и санкции для нерадивых должников, которые задерживают платежи, осуществлять контроль результатов.
В зависимости от вида предприятия список затрат для оптимизации может расширяться. В этой статье мы привели расходы, которые встречаются почти в любом бизнесе и деятельности.