Как финансовый учет поможет компании пережить кризис
Кризис на предприятии – самое подходящее время внедрить финансовый учет. И это не шутка. В критических ситуациях крайне важно опираться на достоверные данные и точные расчеты, чтобы иметь возможность быстро и, главное, правильно реагировать на обстоятельства.
Непроверенная информация – «убийца» бизнеса, находящегося в стадии кризиса. В непростое время даже одно неверное решение может привести банкротству. Именно в этот момент, когда «шаг влево, шаг вправо – расстрел», руководитель наиболее остро нуждается в точном анализе антикризисных мероприятий, снижении издержек и других инструментах учета.
Может ли финансовый учет может поддержать компанию в кризис? Безусловно. Давайте рассмотрим 4 полезных свойства финанализа, которые помогут бизнесу выстоять в трудный период.
1. Сокращение кассовых разрывов
Кассовый разрыв во время текущей деятельности и в кризис – разные вещи. Нехватка денег на счетах в сложное время может привести к серьезным последствиям для компании. Чтобы выплатить зарплату или рассчитаться с поставщиком, работодателю может понадобиться изъять последние деньги из оборота, оформить невыгодный кредит и еще на один шаг приблизить бизнес к банкротству.
Внедрение такой простой вещи как финансовое планирование поможет предупредить губительную нехватку денег в кассе. С его помощью руководитель избежит кассового разрыва, сохранит платежеспособность и сможет работать над преодолением кризиса, а не решать новые проблемы. А всего-навсего нужно вести календарь расходов и ожидаемых поступлений.
Что делать руководителю, если по платежному календарю он видит в графе ожидаемых доход “пробел”, который грозит предприятию кассовым разрывом?
Использовать любые инструменты из “копилки” компании:
более настойчиво просить отсрочку платежей у поставщиков;
агрессивно требовать оплаты покупателей по счетам;
оформить в банке договор овердрафта, который позволяет уходить в минус;
стимулировать продажи с помощью сезонных акций;
временно исключать из ассортимента неликвидные товары.
Если проблема видна, можно заранее принимать меры, не доводя бизнес до состояния “дырки в кармане”. В этой отсрочке, во время которой можно максимально подготовить фирму к трудностям – большое преимущество финучета в кризис.
2. Снижение затрат
Сокращение нерациональных трат: затрат на дорогостоящее обучение сотрудников, инвестиций – важнейший шаг в преодолении временных трудностей.
Благодаря прозрачности расходов, финучет покажет убыточные направления, поможет пересмотреть приоритеты, стратегии и снизить издержки, которые предприятие в данный момент не может себе позволить. Руководителю, который знает структуру затрат и их влияние на рентабельность бизнеса, проще оценить последствия и принять решение об их сокращении.
Как с помощью финучета снизить расходы?
Собрать данные о расходах за последние 6-10 месяцев. Если они ведутся по статьям учета, можно просто распечатать их с программы. Если нет – распределить их вручную. Группировка нужна, чтобы увидеть максимально полную картину: иногда такие незначительные траты как представительские расходы, оплата такси складываются в серьезные статьи затрат.
Разделить расходы на постоянные и переменные. Это нужно для того, чтобы определить долю, зависящую от продаж. Переменные затраты – это расходы на материалы, сырье, зарплату рабочих на производстве. К постоянным относятся арендные платежи, зарплата офисных работников и т.д.
Проанализировать изменения по месяцам. Если какие-то затраты шли равномерно, а затем резко выросли, нужно найти и проанализировать причину. Например, изменились цены, условия отсрочек у партнеров. Далее нужно принять решение, прекратить ли сотрудничество с уже привычным поставщиком или найти другого, с более лояльными расценками.
Рассмотреть, как можно урезать траты. Здесь важно учитывать все факторы: например, миссию организации, качество товара. Если клиенты компании ценят ее именно за конкретные свойства продукта, при их изменении они могут уйти к другому продавцу. Так, небольшая экономия может привести к серьезным убыткам.
В обычное время можно ограничиться пересмотром только крупных статей затрат. Но в момент кризиса рассматривать нужно все траты, даже самые незначительные: расходы на канцелярию, хозяйственные нужды, новогодние подарки, бизнес-ланчи, интернет. По каждому из них нужно принять решение: оставить или убрать, снизить или нет, и до каких пределов это сделать.
Чтобы удержаться на плаву, важно рассмотреть все варианты снижения расходов: переезд в новый офис, перевод вспомогательных сотрудников на фриланс (например, IT-персонал), отмена командировок с решением вопросов онлайн и др. Главное при этом – сохранить приток клиентов (поэтому нельзя урезать траты на хорошую рекламу), качество товара и уровень сервиса.
3. Оптимизация бизнес-процессов
Финучет также значительно облегчает оптимизацию бизнес-процессов до максимально упрощенной модели. Это один из наиболее эффективных способов преодолеть кризис. На основе финансовых показателей можно с большим процентом точности просчитать различные сценарии развития фирмы. Получится гораздо эффективнее, чем делать это “на глаз”.
В идеале в трудные времена лучше сократить бизнес-процессы фирмы до основных: закупок, производства, продаж, логистики, обслуживания. Чтобы понять, от чего лучше избавиться, можно сделать расчет КИПМ актива (коэффициента использования производственной мощности). КИПМ представляет собой отношение фактической результативности к плановой, умноженное на 100%.
В обычное время допускается значение КИМП 70-80%. Но при угрозе банкротства оставлять процесс с таким значением нельзя. Если КИМП актива меньше 80%, нужно подумать, как его видоизменить или убрать.
Пример процесса с высоким КИМП – складское хранение. В большом количестве запасов “заморожены” деньги. Кроме того, склад регулярно “тянет” финансы из компании, требуя платы за аренду, зарплаты рабочих. Если на нем хранится неликвидный товар, не нужно ждать лучших времен – лучше организовать распродажу по себестоимости и переехать на склад поменьше. Если товар не берут, выгоднее его списать, чем тратить время на лишний учет.
Таким образом, финансовый анализ позволит разумно отказаться от “балласта” – лишних процессов, определив рентабельность каждого из них.
4. Возможность срочного реагирования на ситуацию
Согласитесь, что на плаву чаще всего остаются самые адаптивные и маневренные компании, способные быстро перестроиться в нужный момент: выпустить новый товар, поднять/повысить цены, закрыть то или иное направление. Делать это нужно оперативно, чтобы решение не потеряло актуальность.
В условиях кризиса крайне важно максимально точно просчитать его последствия для бизнеса: проанализировать показатели постоянных и переменных расходов, себестоимости, рентабельности. Принять верное решение, имея только приблизительное представление о структуре выручки и сумме свободных денежных средств очень сложно.
Внедрение финансового учета снижает риски управленческих ошибок из-за отсутствия или недостоверности данных к минимуму. Во время кризиса компании, когда есть все шансы погубить фирму, приняв нерациональное решение, рассмотренные нами «суперспособности» финучета – «на вес золота».
Что ещё важно?
Улучшение планирования и контроля
Финансовый учет играет важную роль в планировании и контроле внутренних операций. С его помощью предприниматель имеет возможность точно определить текущую чистую прибыль и понимать, как она распределяется по различным категориям активов и пассивов. Например, в отчетности бухгалтера отражается движение средств по расчетному счету, что помогает контролировать и планировать расходы и поступления. Отчет о прибылях и убытках показывает, какие операции приносят наибольшую прибыль и где есть потенциальная возможность для оптимизации.
Оптимизация налогообложения
Финансовый учет помогает в ведении налогового учета. Бухгалтерия отслеживает все экономические операции компании, которые подлежат налогообложению, и рассчитывает сумму налогов, которую необходимо уплатить. Благодаря этому, бухгалтерского учета обеспечивает своевременное и полное исполнение налоговых обязательств, позволяет избегать штрафов и пени от налогового органа. Дополнительно, правильное ведение учета может помочь найти законные способы оптимизации налогов и снизить их нагрузку на бизнес.
Принятие обоснованных решений
Информация из системы бухгалтерского учета необходима руководству компании для принятия обоснованных управленческих решений. Например, анализ баланса может показать, как распределены активы и обязательства компании, и помочь определить, нужно ли вносить изменения в инвестиционную политику или политику финансирования. Бухгалтерский учет также позволяет анализировать финансовые результаты проектов и оценивать их рентабельность.
Обеспечение прозрачности для внешних пользователей
Внешние пользователи, такие как инвесторы, кредиторы, а также государственные органы, также полагаются на информацию из бухгалтерского учета. Например, инвесторы анализируют отчеты для оценки прибыльности и рисков, связанных с инвестициями в акции компании. Для них важно знать, сколько прибыли приходится на одну акцию и какую часть прибыли компания выплачивает в форме дивидендов. Кредиторы анализируют баланс для определения финансовой устойчивости компании и способности обслуживать свои долговые обязательства.
Таким образом, финансовый учет играет важную роль в управлении компанией, помогает в оптимизации налогов и позволяет принимать обоснованные бизнес-решения.