В Финвед обратились Дмитрий и Иван — собственники компании “Ювелирка” с просьбой помочь выйти из убытков. Компания долгое время небольшими темпами, но набирала обороты. Однако, в 2024 году скатилась в убытки. Рассказываем, как оптимизировали расходы и составили план действий.
Мы заменили реальное название компании на «Ювелирка», чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Всё остальное — правда.
Основные продажи ювелирных изделий приходились на маркетплейсы Ozon, Wildberries и Мегамаркет. У братьев также есть собственный сайт с каталогом товаров, который активно продвигается с помощью SEO-контента и контекстной рекламы, и небольшой шоурум. У них чёткое распределение обязанностей: Дмитрий занимался маркетплейсами, а Иван - закупками и коммуникацями с партнерами.
За аудит бизнеса взялась Анна Васильева, финансовый директор команды Финвед и провела первую встречу:
Анне уже стало понятно, что Дмитрий не понимает, как посчитать реальную себестоимость каждой позиции. Он не учитывает сопутствующие расходы в цене и поэтому, наверняка, не получает достоверные цифры в результатах.
Задача - проанализировать каналы сбыта, посчитать себестоимость товаров в каждом направлении и составить общий антикризисный финансовый план.
Иван очень подробно вносил товары в 1С, но общей картины бизнеса тоже не видел, так как никогда не вёл управленческий учёт. Поэтому убытки для братьев случились неожиданно, и когда уже совсем опускались руки за дело взялась финансовый эксперт.
Обо всем по порядку.
Оценка текущего состояния компании “Ювелирка”
Компания “Ювелирка” — небольшой стабильный бизнес. Сначала Дмитрий закупал изделия небольшими партиями у партнеров. Потом он открыл свое небольшое производство изделий: закупил оборудование, выкупил небольшое коммерческое помещение, тщательно разработал дизайн изделий. Запустил одну партию, добавил новинки в ассортимент.
Быстро запустил продажи всех товаров на маркетплейсах. Не знал на каком канале продаж остановиться, поэтому запустил сразу три - Ozon, Wildberries и Мегамаркет. А уже в январе 2024 года начали падать продажи.
Дмитрий быстро понял, что не может фокусироваться на глобальных вещах, и производство свое остановил. Развитие этого направления отнимало много сил и денег, а сейчас нужно добиваться стабильности бизнеса.
Текущие бизнес-процессы выглядели так:
Параллельно решил расширить ассортимент покупными изделиями. Общее количество видов изделий уже было 270 SKU.
Объемы продаж выросли, выручка тоже, но увеличение прибыли не произошло.
Анна начала работу с формирования базовых отчётов: ОДДС, ОПиУ и Платежный календарь.
В папке найдёте стандартные отчёты управленческого учёта и инструкцию, как ими воспользоваться.
Шаг 1: Собрали Отчёт Движения Денежных Средств (ОДДС).
Сразу были найдены несколько проблем, которые увеличивали существенно расходы “Ювелирки”.
Оказалось, что:
все свои собственные траты на услуги, походы в рестораны, личные закупки - списывались собственником в расходы бизнеса.
была очень высокая аренда и необоснованно большое помещение, которое в текущей ситуации компания не могла себе позволить.
продажи на Мегамаркете слишком малы, при этом часть товаров заморожено хранилось на складе площадки.
данные из 1С были не всегда корректными. Например, иногда подтягивалась неправильная себестоимость товара, которая могла быть вообще отрицательной.
обнаружены большие транспортные расходы по обслуживанию авто, более 23%, исходя из анализа операций по основному счету компании.
Анна оцифровала все данные, разделила личные расходы и расходы бизнеса в компании, рекомендовала собственнику сменить помещение и сократить арендные платежи, а также закрыть личный кабинет на Мегамаркете. Дмитрий со всем согласился и добросовестно выполнил в короткие сроки.
Следующим этапом было формирование ОПиУ. Когда проводится анализ доходов и расходов, можно не только найти, где мы можем сэкономить деньги, но и найти резервные возможности для увеличения прибыли.
Шаг 2: Составили Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и Баланс
Баланс - отчет, показывающий, какие у компании Активы и Пассивы - иными словами, чем она обладает в денежном выражении, и за чей счет все это было куплено. Это первичный отчёт, который помогает проанализировать текущее состояние компании.
ОПиУ раскрывает ключевые финансовые показатели компании: выручку, себестоимость продаж, различные виды прибыли.
Именно в этом отчёте можно увидеть общую картину финансового результата бизнеса в моменте.
Было понятно, что убытки в последние месяцы были во многом из-за большой задолженности поставщикам и чтобы выбраться из этой ямы, нужно было подробно проанализировать товары.
Базовые отчёты для управленческого учёта
Все эти базовые отчёты и другие нужные таблицы для оцифровки финансов вы найдёте в папке шаблонов, которые можно бесплатно скачать на нашем сайте.
Шаг 3: Сформировали таблицу с Unit-экономикой
Полагаясь на собранные цифры и данные, Анна составила также unit-экономику по товарам. Из кабинетов маркетплейсов выгрузила все товары, подтягивала цену реализации, считала комиссию маркетплейса, собрала затраты по логистике, хранению, приемке товаров и штрафы. И так просчитала по каждому из 270 товаров.
Ранее ничего этого в себестоимости не учитывалось, поэтому все данные были в принципе не корректными. Кроме того, площадки разные в плане организации контроля финансов. Если на Wildberris отчёт формируется каждую неделю и выгрузить данные при настроенной форме не так сложно, то на Ozon все данные более разрознены и количество отчётов для сбора гораздо больше.
Так она смогла определить какие товары самые топовые и приносят большую долю прибыли, по каким изделиям наоборот продажи проваливаются и несмотря на выручку, почти не приносят прибыли. Выявлены также позиции совсем убыточные.
Вместе с собственниками бизнеса был разработан специальный алгоритм, согласно которому выгодные для компании товары не попадали в акции и распродажи и всегда продавались по полной цене. Зачем делать скидку, если спрос на эти изделия и так высокий? Более того, на часть популярных товаров можно было поднять стоимость без потери клиентов.
В итоге получился отчет, где каждый канал сбыта был выделен в отдельное направление, и все цифры собирались в один документ.
Шаг 4: Внедрили Платежный календарь
Поскольку была большая задолженность партнерам по закупкам изделий, нужно было четко отслеживать все платежи и расставлять приоритеты выплат.
С этим хорошо справляется Платёжный календарь, базовый инструмент планирования расходов. В нём отображаются данные по ожидаемым поступлениям и выбытиям денежных средств с привязкой к датам.
Платежный календарь — это необходимая поддерживающая мера, которая поможет контролировать поступления и выбытие денег, но не лечит причину их нехватки. Однако, это необходимый шаг для понимания масштаба всех проблем.
Для этого Анна сгруппировала все постоянные платежи вроде зарплат, аренды, кредитных выплат и распределяла какую дельту можно отправить на новый закуп. Каждую неделю производилась оценка сколько можно погасить долга, а сколько отправить на пополнение запасов.
Кроме этого были составлены регламенты по заполнению этого и остальных отчётов, чтобы собственники могли самостоятельно вносить данные и принимать грамотные управленческие решения в будущем.
Резюмируем
За 3 месяца работы Анна смогла многое сделать:
Автоматизировала управленческий учет. Внедрила ОДДС, ОПиУ и Платежный календарь. Смогла найти методы оптимизации расходов. Например, предприниматели сократили арендные платежи и оптимизировали логистику.
Проанализировала ассортимент товаров. Собрала отчёты по каждым каналам сбыта, составила unit-экономику по каждой позиции и собрала корректную себестоимость товаров с учетом логистики, комиссий маркетплейсов, штрафов.
Для дальнейшего ведения каналы сбыта были выделены в отдельные направления, и все данные теперь аккумулируются наглядно для принятия управленческих решений.
Оценила каждый канал сбыта с финансовой точки зрения и рекомендовала убрать продажи с Мегамаркета, чтобы не было расфокуса.
Внедрила и передала в ползование платежный календарь. Настроила планирование на среднесрочный период, определила когда возвращать кредиты, брать ли новые, когда и как выводить дивиденды.
Предоставила регламент по работе со всеми документами. Фокус на максимальную автоматизацию процессов и сокращения трудозатрат.
В итоге Дмитрий и Иван поняли, где теряли деньги, научились формировать финансовый отчёт самостоятельно и получили план выхода из убытков в ближайший квартал.
На данном этапе сотрудничество приостановлено, так как компании нужно выйти в плюс и наладить все процессы. Из кйса понятно, что времена в "Ювелирке" сложные, нужно сократить все возможные расходы. Мы остановили работу, но с планами на будущее сотруднтчество.
Поэтому получили от компании “Ювелирка” такой отзыв:
Мораль
К сожалению, финансовый директор нужен обычно, когда уже кризис и денег нет. Эксперты помогут наладить бизнес, но сколько было бы можно сделать, если бы создавали подушку безопасности, а не искали пути решения больших проблем.
Можно было бы увидеть риски заранее и подготовиться к сложным временам, а не разбираться в панике, куда исчезают деньги и как спасти компанию.
Не ждите, когда в компании станет всё сложно. Обращайтесь за помощью пока в компании все стабильно и есть куда расти.
Поэтому, если сейчас у вас все прекрасно, самое время заняться финансами и автоматизировать все процессы в управленческом учете.
Если у вас тоже трудности, как у наших героев компании “Ювелирка”, то мы не бросим в беде и проведем аудит с рекомендациями.
Приходите на консультацию и мы составим вам финансовый план для роста.